Grundlagen und Fallstricke der Inventarisierung

Meine ersten Aufträge zeigen, dass die Inventarisierung von Sammlungsbeständen aktuell ein sehr wichtiges Thema ist. Und das völlig zu Recht!

Warum inventarisieren?

Laut ethischen Richtlinien für Museen vom ICOM ist es eine Grundvoraussetzung, ein Inventar für eine museale Sammlung zu pflegen. Und das ist logisch, da ein gepflegtes Inventarverzeichnis eine Übersicht über die vorhandenen Sammlungsbestände bietet – vom Schreibtisch aus und ggf. auch überall auf der Welt.

Das Inventar ist ein elementarer Wissensspeicher, denn die Kenntnisse über jedes einzelne Objekt dürfen nicht allein im Kopf einer Person oder weniger sein. Die Informationen müssen für alle an und mit der Sammlung Arbeitenden zentral zur Verfügung stehen und entsprechend aktualisiert und durch neueste Erkenntnisse erweitert werden können.

Erst durch die permanente Pflege ermöglicht ein Inventar, die vier Museumsaufgaben angemessen erledigen zu können:

Sammeln: Beim Blick in das Inventarverzeichnis weiß man, was man bereits hat und was ggf. noch fehlt. Frühere Aussonderungen sind nachgewiesen und zukünftige werden ableitbar.

Bewahren: Ein gut gepflegtes Inventarverzeichnis mit Standortverwaltung und Objektakten ermöglicht es, das Objekt zielsicher aufzufinden und seine Existenz zu überprüfen (ist es vielleicht gestohlen/verloren?). Wie ist der Zustand und kann man vielleicht deutliche Veränderungen durch bestimmte vergangene Ereignisse ablesen? Informationen für zukünftige und über vergangene Restaurierungen, Transporte, Ausstellungen usw. helfen, die Objektsubstanz zu schonen.

Forschen: Mithilfe eines guten Inventars lassen sich Sammlungszusammenhänge erkennen und dokumentieren. Es ermöglicht die Provenienzforschung, erleichtert die Erkennung von Fälschungen und unterstützt Restitutionen.

Vermitteln: Ein Inventar ermöglicht überhaupt erst einmal das Zeigen von vorhandenen Objekten und Erklären besonderer Aspekte. Es bietet Daten für den Leihverkehr und ermöglicht es, jegliche Anfragen zu beantworten.

Als Nachweis der Eigentumsverhältnisse jedes Objektes besitzt es Urkundencharakter und dient dem Vermögenserhalt einer Sammlung.

Was inventarisieren?

Wenn ein Sammlungskonzept besteht, ist dies nicht besonders schwer zu beantworten: Alles, was dem Sammlungskonzept entspricht!

Dabei soll es nach objektiven Kriterien gehen, nicht nach subjektivem Empfinden. Denn das ist selbstverständlich höchst unterschiedlich. So können eben auch vermeintlich “wertlose” Gegenstände Einzug in eine Sammlung halten, wenn diese für ihre Aspekte bedeutend sind – z. B. Masken als Objekte des aktuellen Zeitgeschehens.

Dabei wird es natürlich in der jeweiligen Sammlungspraxis stets zu diskussionswürdigen Sonderfällen kommen. Diese lohnen sich aber, bewusst abzuwägen und dann zu dokumentieren.

Wie inventarisieren?

Hierzu gibt es bereits zahlreiche Best-Practice-Lösungen. Jede Sammlung sollte aber für sich ganz individuell entscheiden, was ihr wichtig ist und wie sie das jeweils handhaben will.

So ist es egal, ob man noch analog inventarisiert oder digitale Systeme nutzen kann/will. Die Vorteile von EDV liegen natürlich mittlerweile auf der Hand. Egal in welcher Form, es ist dabei von höchster Priorität, die Daten vor Verlust oder unbeabsichtigter Veränderung zu schützen. Außerdem muss die Zugänglichkeit für alle Beteiligten entsprechend gewährleistet sein.

Bei der Objektbezeichnung empfiehlt es sich, Normbegriffe, Thesauri, Typologien zu nutzen. Dadurch wird die Recherche und das Wiederfinden, das Sortieren und Filtern des eigenen Bestands erleichtert. Mit Blick auf zukünftige Vernetzungen unter Museen, erleichtern einheitliche Objektbezeichnungen den Datentransfer.

Merkmale, um jedes einzelne Objekt zweifelsfrei identifizieren zu können, werden durch detaillierte Beschreibungen, Maße, Gewichtsangabe, Materialien und natürlich aussagekräftige Fotos geführt. Dies ist vergleichbar mit unserem Personalausweis, denn auch die Identität eines einzelnen Sammlungsobjekte muss stets eindeutig sein.

Dem dient auch die Inventarnummer. Außerdem ist sie das zentrale Datum, das alle Informationen untereinander und mit dem Objekt sowie Objekte untereinander verknüpft. Und bei der Systematik zur Nummernvergabe scheiden sich die Geister. Es wird mittlerweile empfohlen, keine “sprechenden Inventarnummern” zu nutzen. Diese codieren verschiedene Informationen, wie Zugangsdatum, Material, Sachgruppen, Standorte usw. Dies sorgt natürlich dafür, dass die Inventarnummer verlängert wird, was bei kleinen Objekten schnell zu einem Platzproblem führt. Oft führt eine sprechende Inventarnummer dazu, dass die Schreibweise abgekürzt wird, weil man nicht immer die gleichen Informationen wiederholen will. Das wiederum führt zu Unklarheiten, Verwechslungen, Dopplungen oder Lücken im Inventar. Die Frage, ob die codierten Informationen beim Objekthandling zwingend relevant sind, sollte einmal kritisch reflektiert werden. Und was ist, wenn die codierten Information irgendwann revidiert werden, weil neue Erkenntnisse andere Zusammenhänge ergeben?
In der modernen Praxis ist man also zu ganz einfachen Zahlen, ohne Sonderzeichen, Buchstaben oder vorangestellte Nullen übergegangen, da diese von EDV-Systemen nicht einwandfrei verarbeitet werden.

Ebenfalls wichtig ist, was eine einzelne Inventarnummer bekommt. Denken wir an ein Kaffeeservice bestehend aus sechs Kuchentellern, sechs Untertassen, sechs Tassen, einer Kaffeekanne mit losem Deckel, einem Milchkännchen und einem Zuckerpott mit losem Deckel, der vielleicht auch noch baugleich mit dem Deckel oder Kanne ist: Laufen alle 23 einzelnen Objekte unter einer Inventarnummer? Oder bekommen vielleicht Kaffeekanne und Deckel eine, Zuckerpott und Deckel eine andere? Oder bekommt jedes einzelne Teil eine eigene Nummer, da die Deckel nicht eindeutig Kanne oder Pott zugeordnet werden können? Stellen Sie sich einmal vor, dass nur eine der Tassen zur Restaurierung entnommen wird. Welche Inventarnummer würde die Standortpflege und die Restaurierungsdokumentation erleichtern und welche vielleicht erschweren?

Ebenso wichtig ist natürlich auch die Art und Weise, wie die Inventarnummer auch am Objekt angebracht wird. Denn es ist nur eine Seite der Medaille, wenn die Nummer auf den entsprechenden Unterlagen, Akten und Datensätzen steht. Das entsprechende Objekt muss damit dauerhaft und bei Bedarf reversibel beschriftet sein. Das bedeutet, die Inventarnummer darf nicht versehentlich verloren gehen, aber auch nicht eingebrannt, graviert oder z. B. mit einem Material aufgetragen werden, das Materialveränderungen der originalen Substanz bewirkt. Deshalb hat es sich – besonders in Depots – etabliert, Etiketten mit der Inventarnummer gut sichtbar anzubinden und Verpackungen zu beschriften. Gängige Praxis ist es auch geworden, eine Stelle des Objektes mit einem Klarlack (z. B. Paraloid) abzusperren, dann die Inventarnummer mit Aquarell oder alterungsbeständiger Tusche aufzuschreiben und dann erneut mit Klarlack zu überziehen. Dabei ist es sehr empfehlenswert, im Haus zu definieren, wo die Inventarnummer aufzubringen ist. Eine einheitliche Regelung erleichtert im Arbeitsalltag das Auffinden der Nummer. Definieren Sie auch eine maximale Größe, Normschrift und eine angemessene Kontrastwirkung (z. B. helle Schrift auf dunklem Untergrund), um die Lesbarkeit zu erleichtern.

All diese Überlegungen erfordern anfänglich natürlich etwas Aufwand, erleichtern im Folgenden aber die alltäglichen Arbeitsabläufe erheblich.

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